Cette semaine l’actualité a remis en avant la “Zoom fatigue” avec la diffusion de l’article du 23 février 2021 des chercheurs de Stanford qui ont examiné ce qu’un enchaînement excessif de réunions virtuelles (que cela soit sur Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Jitsi, Skype …. ) pouvait provoquer sur le plan psychique. 

Cet article complète celui de septembre 2020 des chercheurs par des chercheurs en GRH de l’Institut pour l’emploi et l’employabilité (IBE) de Ludwigshafen, montrant que 60 % des salariés ont déjà ressenti une profonde lassitude face à la perspective d’assister à des réunions virtuelles, et 15 % en “souffrent de façon permanente”.

Les 5 raisons pour lesquelles la vidéoconférence nous fatigue si vite :

1- Les signaux de communication non verbaux sont plus difficiles à reconnaître. Selon l’angle de la caméra, il peut être difficile de déceler le regard de l’autre personne. Et lors de réunions avec de nombreux participants, il est difficile de percevoir les réactions de chacun aux conversations. Notre cerveau cherche alors à compléter de façon inconsciente les informations manquantes de manière constante, alors que dans une réunion “en présentiel” le langage non verbal (attitudes, gestes, mouvements) complète un discours pour rendre son message plus clair.

2- L’effet “Miroir” crée du stress : un accroissement de l’attention portée à soi (et généralement un jugement associé) détourne l’attention qui devrait être centrée sur le contenu de la conférence. “Se voir ainsi constamment dans un miroir a des conséquences émotionnelles négatives : en regardant fréquemment votre image en temps réel, vous vous auto-évaluez, avec bien souvent un jugement critique sur votre apparence” (Etude Standford, Jeremy Bailenson).

3- L’inconfort de la réunion : les perturbations techniques rendent pénibles le déroulement des conversations, même un retard d’une seconde provoque un effort supplémentaire pour le cerveau. De plus, ces visios impliquent de ne pas trop bouger devant son écran, de rester assis (pas toujours confortablement) pour être dans le cadre et rester les yeux rivés sur un écran pendant une longue période.

4 – Le contact visuel : les participants à la réunion tentent consciemment ou inconsciemment de compenser au niveau du langage non verbal tout en créant un bon niveau interpersonnel, ce qui génère un travail mental épuisant. “La quantité de contacts visuels que nous établissons lors des réunions vidéo, ainsi que la taille des visages sur les écrans, ne sont pas naturels. Lors d’une réunion classique, les participants regardent l’animateur, mais prennent aussi des notes, ou regardent ailleurs. Mais pendant une visioconférence, tout le monde regarde tout le monde, tout le temps” (étude Stanford).

5 – Le multitâche : dans une “vraie” réunion en face à face, il n’est pas possible de lire ses e-mails, vérifier les rendez-vous et envoyer des messages (ou presque …). Assis derrière son ordinateur, cela ne se remarque moins et la consultation d’autres applications fatigue et nuit à la qualité du travail.

Les 5 conseils pratiques pour limiter la “Zoom fatigue”

1- Limiter le nombre de réunions et leur durée : avant de faire une réunion en ligne, considérez tous les outils de communication dont disposent votre organisation (courriels, conférences téléphoniques, rapports, feuilles de calcul, PowerPoints, …). Tout ne mérite pas une rencontre et tous les participants ne sont pas obligatoires certains sont “facultatifs”, il est tentant en distanciel de mettre plus de participants qu’en présentiel et pour les participants il est plus difficile d’esquiver une réunion “non essentielle”. La durée idéale est de 45 minutes conclue par un tour de table afin de nourrir l’interaction avec des pauses de 10 minutes entre chaque réunion. Il est par ailleurs frappant de constater que les réunions “zoom” respectent beaucoup moins les principes d’une bonne réunion que les réunions en présentiel : définition d’un ordre du jour au préalable avec un timing, participants connaissant leur rôle dans la réunion,….

2- Ne pas faire du multi tâche : c’est le point le plus facile sur lequel agir. Si vous êtes dans la réunion, c’est qu’elle est importante et que vous êtes essentiels (conseil n°1) donc préservez-vous et soyez à ce que vous faites c’est moins fatiguant, favorise la concentration et diminue la gymnastique intellectuelle donc la fatigue mentale. ce qui implique de couper aussi les chats, slacks, ….

3- Faire des conférences audio : toutes les réunions ne nécessitent pas un temps de face-à-face – passez à l’appel téléphonique. Les appels téléphoniques peuvent être pris de n’importe où, ce qui offre beaucoup plus de confort, sans besoin de s’habiller, coiffer, maquiller ou arranger son domicile.

4- S’étirer/Se déplacer : entre deux réunions levez vous, étirez les ischio-jambiers ainsi que les fléchisseurs des hanches. Et même pendant la réunion, car d’après Jeremy Bailenson, « il y a une recherche croissante maintenant qui dit que lorsque les gens bougent, ils fonctionnent mieux sur le plan cognitif » : prenez de la distance avec votre caméra en élargissant la focale, et marchez, ce qui rappellera à certains un courant philosophique fort ancien.

5- Masquer la caméra : en tant que participant, vous coupez votre retour caméra et masquez les participants qui n’interviennent pas, ou réduisez la fenêtre pour minimiser la taille des visages. En tant qu’animateur, vous acceptez également que les caméras ne soient pas ouvertes en permanence, sur tout si c’est une conférence “passive” comme une formation, ou une réunion d’informations